Роботодавці отримали можливість перевести документацію з охорони праці в електронний формат

Мінекономіки затвердило порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Відповідний наказ міністерства № 839-21 від 28 жовтня 2021 року був зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2021 року за № 1488/37110.

Наказ передбачає можливість організації роботи в системі управління охороною праці, зокрема створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення різних видів документів, які сьогодні регламентовано численними нормативно-правовими актами з охорони праці, шляхом запровадження електронного документообігу, що сприятиме зниженню навантаження на суб’єктів господарювання.

Впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці має виключно альтернативний варіант чинному законодавству з охорони праці, а саме роботодавець має право вибору у який спосіб здійснювати на підприємстві документообіг у системі управління охороною праці — в паперовому чи електронному.

Також в умовах пандемії COVID-19 роботодавці мають потребу в нових інструментах, що дають можливість, у тому числі віддалено, ухвалювати необхідні рішення з урахуванням тих викликів, які перед бізнесом ставить «коронакриза» та пов’язані з нею карантинні обмеження.

Запровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці дозволить роботодавцям:

• економити кошти, призначені для купівлі копіювально-розмножувальної техніки й витратних матеріалів для неї, її ремонту, а також зменшити витрати на зберігання паперових документів;
• підвищити продуктивність праці;
• оптимізувати та покращити комунікації, як внутрішні, так і зовнішні;
• забезпечити проведення онлайн навчання та інструктажів на виробництві в умовах пандемії;
• захистити документи від несанкціонованого доступу та розмежувати права доступу співробітників до інформації тощо.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідкувати рух документів підприємства.

У процесі зменшення регуляторного навантаження на бізнес доволі часто виникає ситуація, коли дерегуляція дає зворотній ефект — життя та здоров’я українських працівників опиняється в небезпеці. Цей наказ спрощує роботодавцям виконання вимог законодавства про охорону праці, жодним чином не зменшуючи обов’язку щодо забезпечення належних умов праці.

Відтепер кожен суб’єкт господарювання, який має бажання і готовий до цього, може перевести всі процеси, що потребують документування, або лише їх частину в електронну форму.

Джерело: Державна служба України з питань праці

доц. М. Мотрич